In den vergangenen Wochen wurden die Heizkostenabrechnungen 2025 zugestellt. Zahlreiche Bewohner:innen haben sich mit Fragen und Rückmeldungen an uns gewandt. Insbesondere im Zusammenhang mit der Umstellung der Heizkostenmessung im Arsenal 12, aber auch in anderen Objekten, bestehen bei einigen Mieter:innen Unklarheiten hinsichtlich Verbrauchswerten, Nachzahlungen und der zugrunde liegenden Berechnungsmethoden.

Fristen beachten

Wichtig: Einwendungen gegen die Heizkostenabrechnung müssen innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung der Abrechnung geltend gemacht werden. Maßgeblich ist das Zustellungsdatum bzw. bei elektronischer Übermittlung das Datum der E-Mail, mit der die Abrechnung versandt wurde.

Der Antrag ist sowohl beim zuständigen Eigentümer als auch beim Schlichtungsamt einzubringen.

Achtung: Im Arsenal bestehen rechtlich unterschiedliche Eigentümergesellschaften, auch wenn diese derselben Familie zugeordnet werden können. Der Antrag muss daher an den jeweils juristisch zuständigen Eigentümer gerichtet werden. Die korrekte Bezeichnung finden Sie im untenstehenden Formular.

Jede betroffene Person muss ihren Antrag selbst stellen. Sie können jedoch denselben Antragstext verwenden wie andere Bewohnerinnen und Bewohner desselben Hauses, da die zugrunde liegenden Problemstellungen in der Regel identisch sind.

Gemeinsam prüfen

Wer Auffälligkeiten bei Verbrauchswerten, Nachzahlungen, Vorauszahlungen oder der Umstellung des Messsystems festgestellt hat, sollte seine Unterlagen sorgfältig prüfen und sich bei Unklarheiten schriftlich an die Hausverwaltung richten. Die Firma VERMAX ist keine Ansprechpartnerin für uns und wird daher auch nicht antworten. Dies steht klar und deutlich in der Abrechnung.

Der Austausch mit anderen Betroffenen kann dabei helfen, Sachverhalte besser einzuordnen, Vergleichswerte zu sammeln und ähnliche Fragestellungen zu identifizieren. Der Verein Initiative Arsenal (VIA) unterstützt dabei, Anliegen innerhalb eines Hauses zu bündeln.

Gemeinsames Vorgehen kann Kosten und Aufwand reduzieren

Wer Auffälligkeiten bei Verbrauchswerten, Nachzahlungen, Vorauszahlungen oder im Zusammenhang mit der Umstellung des Messsystems festgestellt hat, sollte die eigenen Unterlagen sorgfältig prüfen und sich bei offenen Fragen oder Unklarheiten schriftlich an die Hausverwaltung wenden.

Die Firma VERMAX ist für Bewohnerinnen und Bewohner keine Ansprechpartnerin und wird daher in der Regel keine Anfragen beantworten. Darauf wird auch ausdrücklich in der Heizkostenabrechnung hingewiesen.

Der Austausch mit anderen Betroffenen kann helfen, Auffälligkeiten besser einzuordnen, Vergleichswerte zu sammeln und gemeinsame Fragestellungen zu identifizieren. Der Verein Initiative Arsenal (VIA) unterstützt dabei, Informationen zusammenzuführen und Anliegen innerhalb eines Hauses zu bündeln.

Transparenz schafft Vertrauen

Gerade bei technischen Umstellungen ist eine nachvollziehbare Dokumentation besonders wichtig. Viele Bewohner:innen wünschen sich eine transparente Darstellung der Berechnungsgrundlagen sowie eine verständliche Information über die Auswirkungen der Messsystemumstellung auf die Abrechnung.

Jetzt aktiv werden

Haben Sie Ihre Heizkostenabrechnung bereits geprüft?
Dann kommen Sie zum nächsten Jour Fixe am 9. Oktober 2026, 19 Uhr!

Auch wenn Ihre Abrechnung auf den ersten Blick plausibel erscheint, können Vergleichswerte für die Beurteilung der Gesamtsituation hilfreich sein.

Bitte um Verständnis, dass wir die Unterlagen nicht einzeln prüfen können. Wer seine Abrechnung vergleichen möchte, kann dies beim nächsten Jour Fixe am 9. Oktober 2026, 18 Uhr in der KunstPause gerne tun!
Wir werden Personen die zu diesem Treffen kommen und ihren Mitgliedsbeitrag für 2026 bezahlt haben, gerne Musterformulare zur Verfügung stellen. Wer aus wichtigen Gründen nicht dabei sein kann, bitte um Kontaktaufnahme per eMail.

Wir halten ausdrücklich fest, dass wir keine Beratungen durchführen, sondern nur Erfahrungen miteinander austauschen!

📧 Anmeldung und Kontakt: info@vi-arsenal.at
📄 Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt die gesetzliche Frist von sechs Monaten ab Zustellung der Abrechnung. Beachten Sie die Aushänge in Ihren Häusern!

Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für mehr Transparenz, eine sachliche Prüfung der Abrechnungen und gegebenenfalls ein koordiniertes Vorgehen gegenüber den zuständigen Stellen.

Checkliste: Diese Unterlagen sind notwendig

Für eine Prüfung Ihrer Heizkostenabrechnung benötigt das Schlichtungsamt möglichst vollständige Unterlagen:

✅ Mietvertrag

✅ Heizkostenabrechnungen 2025
(Auf alle Seiten achten, insbesondere die Verbrauchs- und Kostenaufstellung)

✅ Vorjahresabrechnung(en)
(Falls vorhanden, zum Vergleich der Verbrauchs- und Kostenentwicklung)

✅ Schriftverkehr mit der Hausverwaltung oder dem Abrechnungsunternehmen
(E-Mails, Briefe, Reklamationen, Antworten, Anträge auf Belegeinsicht etc.)

✅ Dokumentation von Auffälligkeiten oder Mängeln
(z. B. Fotos, Videos oder eine kurze Beschreibung von defekten Heizkörpern, Thermostaten oder anderen relevanten Problemen)

✅ Angaben zu Haus, Stiege und Topnummer
(Damit die Fälle korrekt zugeordnet werden können)

✅ Kurze Beschreibung Ihres Antrages, Fragen oder Auffälligkeiten
(z. B. hohe Nachzahlung, ungewöhnlicher Verbrauchsanstieg, Unklarheiten bei den Ablesewerten oder der Umstellung des Messsystems)

So können Sie die Vorgangsweise optimieren

Je mehr Bewohner:innen sich beteiligen, desto besser können Gemeinsamkeiten erkannt, Sachverhalte geprüft und gegebenenfalls weitere Schritte, etwa gegenüber der Hausverwaltung oder der Schlichtungsstelle (MA 50), vorbereitet werden.

Wir halten ausdrücklich fest, dass der Verein Initiative Arsenal KEINE Beratungsstelle ist. Hier sind die Mieterhilfe oder auf Mietrecht spezialisierte Rechtsanwälte die kompetenteren Ansprechpartner. Wir können Bewohner:innen bei dem Wunsch andere Mieter:innen zu finden, mit denen sie Anträge austauschen können!

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Questions About Heating Cost Statements

We have received many questions and comments from residents. In particular, after the change of the heating cost measurement system in Arsenal 12, but also in other buildings, some tenants have raised concerns about energy consumption values, additional payments, and the calculation methods used.

Important Deadlines

Important: If you want to object to your heating cost statement, you must do so within six months after receiving the statement.

The relevant date is the date on which you received the statement or, if it was sent electronically, the date of the email.

Your application must be submitted to both:

• the responsible property owner, and
• the Arbitration Office (Schlichtungsstelle).

Please note: There are several legally separate ownership companies within the Arsenal area, even if they belong to the same family group. Your application must be addressed to the legally responsible owner. The correct name can be found in the form below.

Each affected resident must submit their own application. However, you may use the same text as other residents in your building if the issues are similar.

Checking the Statements Together

If you have noticed unusual consumption values, additional payments, advance payments, or issues related to the change of the measurement system, please carefully review your documents and contact the property management company in writing if you have any questions.

VERMAX is not the contact partner for residents and will generally not answer inquiries. This is clearly stated in the heating cost statement.

Talking to other affected residents can help to:

• compare values,
• better understand the situation,
• identify similar issues, and
• collect useful information.

The Initiative Arsenal Association (VIA) helps residents exchange information and coordinate concerns within the same building.

Working Together Can Reduce Costs and Effort

The more residents participate, the easier it becomes to identify common issues, compare data, and prepare possible further steps with the property management company or the Arbitration Office.

The Initiative Arsenal Association (VIA) is happy to support the exchange of information between residents.

Transparency Builds Trust

When technical systems are changed, clear and understandable documentation is especially important.

Many residents would like:

• transparent information about how costs are calculated,
• clear explanations of the measurement system change, and
• understandable information about how the change affects their heating cost statement.

Take Action Now

Have you already checked your heating cost statement?

Then join our next meeting (Jour Fixe) on 9 October 2026 at 7:00 PM!

Even if your statement appears reasonable at first glance, comparing it with other statements may help to better understand the overall situation.

Please understand that we cannot review documents individually. Anyone who wishes to compare their statement with others is welcome to attend the meeting on 9 October 2026 at 6:00 PM at KunstPause.

Residents who attend the meeting and have paid their 2026 membership fee will receive sample application forms.

If you cannot attend for important reasons, please contact us by email.

Please note: We do not provide legal advice. We only facilitate the exchange of experiences and information among residents.

📧 Registration and Contact: info@vi-arsenal.at

📄 Important: Please do not miss the legal deadline of six months from the date you received your heating cost statement.

Please also pay attention to notices posted in your building.

Together We Can Improve Transparency

Together, we can create the basis for greater transparency, a fair review of heating cost statements, and, if necessary, a coordinated approach towards the responsible authorities.

Checklist: Documents You Need

To help the Arbitration Office review your case, please prepare the following documents:

✅ Rental agreement

✅ 2025 heating cost statement

• Please include all pages, especially the consumption and cost breakdowns.

✅ Previous year’s statement(s)

• If available, for comparison of consumption and costs.

✅ Correspondence with the property management company or billing provider

• Emails, letters, complaints, replies, requests to inspect supporting documents, etc.

✅ Documentation of unusual findings or defects

• For example, photos, videos, or descriptions of defective radiators, thermostats, or other relevant issues.

✅ Building, staircase, and apartment number

• To ensure correct identification of the case.

✅ Short description of your concerns or questions

• For example:
  • high additional payment,
  • unusual increase in consumption,
  • unclear meter readings,
  • questions about the new measurement system.

How to Improve the Process

The more residents participate, the easier it becomes to identify common patterns, review the facts, and prepare possible next steps together.

Please note that the Initiative Arsenal Association (VIA) is not a legal advisory service. For legal advice, we recommend contacting:

• Mieterhilfe (Tenant Assistance Service), or
• a lawyer specializing in Austrian tenancy law.

However, we are happy to help residents connect with other tenants who are facing similar issues and would like to exchange information or application templates.

Translation via Microsoft 365 Copilot