In den vergangenen Wochen wurden die Heizkostenabrechnungen 2025 zugestellt. Zahlreiche Bewohner:innen haben sich mit Fragen und Rückmeldungen an uns gewandt. Insbesondere im Zusammenhang mit der Umstellung der Heizkostenmessung im Arsenal 12, aber auch in anderen Objekten, bestehen bei einigen Mieter:innen Unklarheiten hinsichtlich Verbrauchswerten, Nachzahlungen und der zugrunde liegenden Berechnungsmethoden.

Fristen beachten

Wichtig: Einwendungen gegen die Heizkostenabrechnung müssen innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung der Abrechnung geltend gemacht werden. Maßgeblich ist das Zustellungsdatum bzw. das Datum der E-Mail, mit der die Abrechnung übermittelt wurde.

Gemeinsam prüfen

Wer Auffälligkeiten bei Verbrauchswerten, Nachzahlungen, Vorauszahlungen oder der Umstellung des Messsystems festgestellt hat, sollte seine Unterlagen sorgfältig prüfen und sich bei Unklarheiten schriftlich an die Hausverwaltung richten.

Der Austausch mit anderen Betroffenen kann dabei helfen, Sachverhalte besser einzuordnen, Vergleichswerte zu sammeln und ähnliche Fragestellungen zu identifizieren. Der Verein Initiative Arsenal (VIA) unterstützt dabei, Anliegen innerhalb eines Hauses zu bündeln.

Gemeinsames Vorgehen kann Kosten und Aufwand reduzieren

Wenn mehrere Bewohner:innen von vergleichbaren Fragestellungen betroffen sind, kann ein abgestimmtes Vorgehen sinnvoll sein. Dadurch lassen sich Informationen effizienter sammeln, Unterlagen gemeinsam aufbereiten und mögliche weitere Schritte koordinieren.

Sollte nach der Prüfung weiterhin Klärungsbedarf bestehen, kann auch eine gemeinsame Anrufung der Schlichtungsstelle für wohnrechtliche Angelegenheiten (MA 50) in Betracht gezogen werden. Gemeinsame Verfahren erleichtern häufig die Behandlung gleichgelagerter Sachverhalte und können den organisatorischen und finanziellen Aufwand für die einzelnen Betroffenen reduzieren.

Transparenz schafft Vertrauen

Gerade bei technischen Umstellungen ist eine nachvollziehbare Dokumentation besonders wichtig. Viele Bewohner:innen wünschen sich eine transparente Darstellung der Berechnungsgrundlagen sowie eine verständliche Information über die Auswirkungen der Messsystemumstellung auf die Abrechnung.

Jetzt aktiv werden

Haben Sie Ihre Heizkostenabrechnung bereits geprüft?
Dann melden Sie sich bei uns.

Bitte senden Sie uns:

• Ihre Heizkostenabrechnung 2025
• eine kurze Beschreibung Ihrer Fragen oder Auffälligkeiten
• Angaben zu Haus und Stiege
• gegebenenfalls bereits vorhandenen Schriftverkehr mit der Hausverwaltung

Auch wenn Ihre Abrechnung auf den ersten Blick plausibel erscheint, können Vergleichswerte für die Beurteilung der Gesamtsituation hilfreich sein.

Je mehr Bewohner:innen ihre Unterlagen einbringen, desto besser können wir Gemeinsamkeiten erkennen und mögliche weitere Schritte koordinieren.

📧 Kontakt: info@vi-arsenal.at
📄 Unterlagen und Einsprüche: Formular für eine Prüfungsantrag bei der Schlichtungsstelle (MA 50)
⏳ Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt die gesetzliche Frist von sechs Monaten ab Zustellung der Abrechnung. Beachten Sie die Aushänge in Ihren Häusern!

Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für mehr Transparenz, eine sachliche Prüfung der Abrechnungen und gegebenenfalls ein koordiniertes Vorgehen gegenüber den zuständigen Stellen.

Checkliste: Diese Unterlagen sind notwendig

Für eine Prüfung Ihrer Heizkostenabrechnung benötigt das Schlichtungsamt möglichst vollständige Unterlagen:

✅ Heizkostenabrechnung 2025
(Auf alle Seiten achten, insbesondere die Verbrauchs- und Kostenaufstellung)

✅ Vorjahresabrechnung(en)
(Falls vorhanden, zum Vergleich der Verbrauchs- und Kostenentwicklung)

✅ Schriftverkehr mit der Hausverwaltung oder dem Abrechnungsunternehmen
(E-Mails, Briefe, Reklamationen, Antworten, Anträge auf Belegeinsicht etc.)

✅ Dokumentation von Auffälligkeiten oder Mängeln
(z. B. Fotos, Videos oder eine kurze Beschreibung von defekten Heizkörpern, Thermostaten oder anderen relevanten Problemen)

✅ Angaben zu Haus, Stiege und Topnummer
(Damit die Fälle korrekt zugeordnet werden können)

✅ Kurze Beschreibung Ihres Antrages, Fragen oder Auffälligkeiten
(z. B. hohe Nachzahlung, ungewöhnlicher Verbrauchsanstieg, Unklarheiten bei den Ablesewerten oder der Umstellung des Messsystems)

So können Sie die Vorgangsweise optimieren

Bitte übermitteln Sie die Unterlagen möglichst gesammelt per E-Mail. Selbst wenn Ihre Abrechnung nur einzelne Fragen aufwirft oder Ihnen korrekt erscheint, können Ihre Daten wichtige Vergleichswerte für die Beurteilung der Gesamtsituation liefern.

Je mehr Bewohner:innen sich beteiligen, desto besser können Gemeinsamkeiten erkannt, Sachverhalte geprüft und gegebenenfalls weitere gemeinsame Schritte, etwa gegenüber der Hausverwaltung oder der Schlichtungsstelle (MA 50), vorbereitet werden.

Wir halten ausdrücklich fest, dass der Verein Initiative Arsenal KEINE Beratungsstelle ist. Hier sind die Mieterhilfe oder auf Mietrecht spezialisierte Rechtsanwälte die kompetenteren Ansprechpartner. Wir können Bewohner:innen bei dem Wunsch andere Mieter:innen zu finden, mit denen gemeinsame Anträge gestellt werden können unterstützen!

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Working Together for Transparent Heating Cost Statements in the Arsenal

In recent weeks, the 2025 heating cost statements have been delivered. Numerous residents have contacted us with questions and feedback. In particular, following the change in the heating cost metering system in Arsenal 12, but also in other buildings, some tenants have expressed concerns regarding consumption figures, additional payments, and the underlying calculation methods.

Deadlines Matter

Important: Objections to a heating cost statement must be submitted within six months of receiving the statement. The relevant date is the delivery date or the date of the email through which the statement was transmitted.

Reviewing the Statements Together

Anyone who has noticed irregularities in consumption figures, additional charges, advance payments, or the conversion of the metering system should carefully review their documents and contact the property management company in writing if any questions remain unanswered.

Exchanging information with other affected residents can help put individual cases into perspective, collect comparative data, and identify similar issues. The Verein Initiative Arsenal (VIA) supports residents in consolidating concerns within the same building.

A Coordinated Approach Can Reduce Costs and Effort

If several residents are affected by similar issues, a coordinated approach may be beneficial. This allows information to be gathered more efficiently, documentation to be prepared collectively, and potential next steps to be coordinated.

If questions remain unresolved after the review, a joint application to the Conciliation Board for Housing Matters (MA 50) may also be considered. Joint proceedings often facilitate the handling of similar cases and can reduce the administrative and financial burden on the individuals involved.

Transparency Builds Trust

Particularly when technical systems are changed, transparent and comprehensible documentation is essential. Many residents would like to see a clear presentation of the calculation basis as well as understandable information about how the metering system conversion affects the billing.

Take Action Now

Have you already reviewed your heating cost statement?
Then get in touch with us.

Please send us:

• Your 2025 heating cost statement
• A brief description of your questions or any irregularities you have identified
• Information about your building and stairwell
• Any existing correspondence with the property management company

Even if your statement appears plausible at first glance, comparative data can be valuable in assessing the overall situation.

The more residents contribute their documents, the better we can identify common patterns and coordinate any further steps.

📧 Contact: info@vi-arsenal.at
📄 Documents and appeals: Application form for a review request to the Conciliation Board (MA 50)
⏳ Important: Please make sure to observe the legal deadline of six months from the date of receipt of the statement. Please take note of the notices posted in your buildings!

Together, we can establish the basis for greater transparency, an objective review of the statements, and, where appropriate, a coordinated approach towards the responsible authorities.

Checklist: Required Documents

For a review of your heating cost statement, the Conciliation Board requires the most complete documentation possible:

✅ 2025 Heating Cost Statement
(Please include all pages, especially the consumption and cost breakdown.)

✅ Previous Year’s Statement(s)
(If available, for comparison of consumption and cost developments.)

✅ Correspondence with the Property Management Company or Billing Provider
(Emails, letters, complaints, responses, requests for inspection of supporting documents, etc.)

✅ Documentation of Irregularities or Defects
(For example, photos, videos, or a brief description of defective radiators, thermostats, or other relevant issues.)

✅ Building, Stairwell, and Apartment Number Information
(To ensure cases can be assigned correctly.)

✅ Brief Description of Your Request, Questions, or Concerns
(For example, a high additional payment, an unusual increase in consumption, unclear meter readings, or questions regarding the metering system conversion.)

How to Optimize the Process

Please submit your documents together, preferably by email. Even if your statement raises only a few questions or appears correct, your data may provide valuable comparative information for assessing the overall situation.

The more residents participate, the easier it becomes to identify common patterns, review the facts, and, where appropriate, prepare further joint action, for example with the property management company or the Conciliation Board (MA 50).

We expressly emphasize that Verein Initiative Arsenal is NOT a legal advisory service. For legal advice, the Tenant Assistance Service (Mieterhilfe) or lawyers specializing in tenancy law are the more appropriate and qualified contacts.

However, we can support residents who wish to connect with other tenants in order to submit joint applications or pursue common concerns together.

Translation via Microsoft 365 Copilot